Associations : vos données Microsoft 365 coupées ou effacées. Que faire ?

Si votre association utilisait l'offre gratuite Microsoft 365 Business Premium, cette offre a pris fin à son premier renouvellement après le 1er juillet 2025. Des associations qui n'avaient pas changé de licence ont perdu l'accès à leurs documents, parfois sans retour possible. Vérifiez aujourd'hui la licence que vous avez, copiez ce qui peut l'être, et gardez désormais une copie de vos données ailleurs.

Ce qui s'est passé

Le 14 mai 2025, Microsoft a annoncé la fin de deux dons qu'il faisait aux associations : Microsoft 365 Business Premium et Office 365 E1. Le changement s'appliquait au premier renouvellement après le 1er juillet 2025. À la place, Microsoft propose jusqu'à 300 licences gratuites de Microsoft 365 Business Basic (les applications en ligne et sur téléphone, sans les logiciels Word ou Excel à installer sur l'ordinateur), et des remises sur ses offres payantes.

Il fallait donc changer de licence avant la date de renouvellement. Beaucoup d'associations ne l'ont pas fait, et plusieurs disent n'avoir jamais vu les avertissements : ils partaient vers une adresse technique, créée à l'installation, que plus aucun bénévole ne lisait.

En 2026, des associations ont découvert que leurs fichiers étaient devenus inaccessibles. Fin septembre, Microsoft a reconnu auprès du site britannique The Register qu'une erreur avait supprimé des données avant la fin du délai pendant lequel elles auraient dû rester récupérables, qu'il ne pouvait pas les récupérer, et qu'il n'était pas en mesure de dire lesquelles. Il propose aux associations touchées un rendez-vous avec un spécialiste pour repartir sur un nouvel environnement, mais sans restituer les données.

Combien d'associations sont touchées ? Microsoft n'a pas donné de chiffre. Celui de 171 000 a circulé, attribué à un agent de son support ; il n'a jamais été confirmé, et nous ne le reprenons pas à notre compte.

Un cas en France : plus de 600 Go inaccessibles

Le site Next a raconté, le 13 octobre 2026, le cas de l'association française Watertrek : début juin 2026, elle a perdu l'accès à son environnement Microsoft 365 et à quelque 600 Go de données, alors que sa licence courait, selon elle, jusqu'au 18 octobre 2029. Elle a adressé une mise en demeure à la filiale française de Microsoft en août. Microsoft répond que ces données étaient liées à un abonnement expiré. À la publication de l'article, l'association n'avait rien récupéré.

Votre association est-elle concernée ?

Connectez-vous au centre d'administration Microsoft 365 avec un compte administrateur, puis ouvrez la rubrique Facturation, Vos produits. Vous y voyez la licence attribuée et sa date de fin.

• Vous êtes passés à Business Basic : vos fichiers en ligne restent accessibles, à condition que chaque personne ait bien une licence Business Basic attribuée (rubrique Utilisateurs). Un compte resté sans licence voit ses fichiers partir vers la suppression. Vous avez perdu les logiciels à installer (Word, Excel, Outlook sur l'ordinateur), pas vos documents.
• Votre abonnement est marqué « Expiré » ou « Désactivé » : exportez tout immédiatement. Pendant ce délai (environ trois mois au total, selon la documentation de Microsoft citée par IT-Connect), un administrateur peut encore récupérer les données ; ensuite, elles sont supprimées.
• Vous n'arrivez plus à vous connecter, ou vos fichiers n'apparaissent plus : lisez la partie suivante avant toute autre manipulation.

Si c'est déjà arrivé : ce qu'on peut encore tenter

1. Copiez d'abord ce qui est sur vos ordinateurs. Sur chaque ordinateur qui synchronisait OneDrive, copiez le dossier OneDrive entier sur un disque externe, avant de vous reconnecter ou de réinstaller quoi que ce soit. Les fichiers qui étaient téléchargés sur l'appareil s'y trouvent peut-être encore ; ceux qui n'étaient qu'en ligne (marqués d'un petit nuage) ne le sont pas.
2. Rassemblez les copies dispersées. Pièces jointes envoyées par e-mail, clés USB, ordinateurs et téléphones des bénévoles et des salariés, documents déjà transmis à vos partenaires ou à vos financeurs.
3. Demandez une réponse écrite à Microsoft. Ouvrez une demande depuis le centre d'administration, ou, si vous ne pouvez plus vous connecter, par téléphone au support de Microsoft, puis par courrier recommandé à Microsoft France, comme l'a fait Watertrek : date de suppression, possibilité de récupération. Gardez vos preuves (licence, e-mails de renouvellement, factures). Pour un recours, un conseil juridique vous dira ce qui est possible dans votre cas.
4. Méfiez-vous des promesses de récupération. Quand des données sont supprimées sur les serveurs de Microsoft, personne d'autre que Microsoft n'y a accès, sauf si vous aviez mis en place une sauvegarde chez un autre service : dans ce cas, c'est par lui qu'il faut commencer. Un prestataire qui promet de les « restaurer » à distance ne peut pas tenir sa promesse.

Pour que cela n'arrive plus : cinq gestes

Ce n'est pas propre à Microsoft. Tout service en ligne, Google compris, peut changer ses conditions, suspendre un compte ou se tromper. La bonne question n'est pas « est-ce que cela peut arriver ? » mais « pourrions-nous repartir le lendemain ? ».

1. Une copie ailleurs, automatique. Gardez trois copies de ce qui compte, sur deux supports différents, dont une hors de chez votre fournisseur principal. Un service qui synchronise vos fichiers n'est pas une sauvegarde : s'il efface, il efface partout.
2. Une adresse d'alerte lue. Dans la console d'administration, remplacez l'adresse de contact technique et de facturation par une boîte que quelqu'un lit chaque semaine.
3. Deux administrateurs. Au moins deux personnes de confiance avec les accès, protégés par une double authentification, et les codes de secours rangés en lieu sûr.
4. Le nom de domaine à votre nom. C'est lui qui fait arriver vos e-mails : le garder, c'est pouvoir changer de fournisseur sans changer d'adresse.
5. Savoir tout exporter. Faites une fois l'export complet de vos documents et de votre messagerie : vous saurez combien de temps cela prend, et où le ranger.

Pour savoir où vous en êtes, faites notre test gratuit en huit questions : Qui peut couper vos données ? Il ne demande ni inscription ni adresse, et nous ne gardons pas vos réponses.

Faut-il quitter Microsoft ?

Pas forcément. L'offre gratuite Business Basic reste utile à beaucoup d'associations. Le vrai risque, c'est de n'avoir qu'un seul endroit pour ses données. Si vous voulez une solution européenne :

• Pour une petite association : Frama.space, proposé gratuitement par l'association française Framasoft : un espace de travail complet (fichiers, agenda, documents partagés) jusqu'à 50 comptes et 50 Go, sur le logiciel libre Nextcloud. On en fait la demande, et les demandes sont examinées.
• Pour une structure plus grande, avec des salariés ou des données sensibles (adhérents, mineurs, santé) : le même logiciel, Nextcloud, installé chez un hébergeur européen, au nom de votre association, avec une sauvegarde automatique chez un second hébergeur.

Ce que nous proposons

Nous faisons avec vous, gratuitement et en vingt minutes, le bilan « qui peut couper vos données ? » : ce qui dépend d'un seul fournisseur, ce qui n'a pas de copie, et ce qu'il faut faire d'abord. Si une petite association peut se contenter de Frama.space, nous vous le dirons.

Si vous avez besoin de plus, nous installons votre espace chez un hébergeur européen, à votre nom et non au nôtre, avec une sauvegarde automatique ailleurs, et nous vous montrons comment le reprendre sans nous. Vos données restent à vous, jusqu'au bout.